<font size=2 face="sans-serif">Dear all,</font>

<br><font size=2 face="sans-serif">If not yet done, please complete your

existing projects </font>

<br><font size=2 face="sans-serif">i.e</font>

<br><font size=2 face="Calibri">which agencies are performing specific

functions for each document (Functions meaning Book Editor, Prototypes,

Contributing text, only Monitoring).  FTEs or Man-Months not required

for these existing projects.  </font>

<br>

<br><font size=2 face="sans-serif">ciao</font>

<br><font size=2 face="sans-serif">nestor</font>

<br><font size=1 color=#800080 face="sans-serif">----- Forwarded by Nestor

Peccia/esoc/ESA on 09/07/2012 08:18 -----</font>

<br>

<table width=100%>

<tr valign=top>

<td><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">From:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">"Kearney, Mike W. (MSFC-EO01)"

<mike.kearney@nasa.gov></font>

<tr valign=top>

<td><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">To:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">"cesg-all@mailman.ccsds.org"

<cesg-all@mailman.ccsds.org></font>

<tr>

<td valign=top><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">Cc:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">techsupport <ccsds_techsupport@aiaa.org>,

"Secretariat@mailman.ccsds.org" <Secretariat@mailman.ccsds.org>,

ccsds@esa-sf2.esa.gmessaging.net</font>

<tr valign=top>

<td><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">Date:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">06/07/2012 23:39</font>

<tr valign=top>

<td><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">Subject:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">[Cesg-all] New CCSDS process for resource

management</font>

<tr valign=top>

<td><font size=1 color=#5f5f5f face="sans-serif">Sent by:</font>

<td><font size=1 face="sans-serif">cesg-all-bounces@mailman.ccsds.org</font></table>

<br>

<hr noshade>

<br>

<br><font size=2 face="sans-serif">[attachment "Resources for projects

- new process V3.pptx" deleted by Nestor Peccia/esoc/ESA] </font>

<br>

<br><font size=2 face="Calibri">CCSDS Area Directors and Working Group

Chairs:  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">This note is to kick off a new process

that the CMC (CCSDS Management Council) has asked for.  I am sending

it directly to the CESG-All mail list, at the advice of the CESG Chairs,

so the Working Group Chairs (& deputies) will get the info directly

and quickly.  These actions are primarily on the WG Chairs.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">SUMMARY:</font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  The CCSDS needs a new approach

to better controlling the expenditure of resources by working groups and

document projects.</font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  The attached presentation outlines

the new process, and provides background material.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  For all *<b>existing</b>* WG Document

Projects, the WG Chairs (or their representatives) must enter data into

the online Framework showing which agencies are performing specific functions

for each document (Functions meaning Book Editor, Prototypes, Contributing

text, only Monitoring).  FTEs or Man-Months not required for these

existing projects.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  For all *<b>NEW</b>* proposed WG

Document Projects that will come to a CMC poll, the WG Chairs will have

to enter all that, plus the FTE or Man-Month resource estimates for only

Book Editors or Prototypes.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  The process also includes coordination

with CMC members to verify that their agency agrees to perform those functions

for each project.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  The process for *<b>NEW</b>* documents

is effective immediately, for all new projects being submitted.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  The schedule for *<b>existing</b>*

documents is to have the data entered in time for the Fall Plenary meeting

in Cleveland.   But sooner is better.   </font>

<br><font size=2 face="Calibri">-  IMPORTANT:  The Secretariat

has introduced some Test/Example data into some of the projects.  For

your projects, you should examine all data that is already there and correct

anything that is wrong.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">Please see the attached presentation for

more detailed background and plans for this new process.  Chart 12

is the summary of actions placed on the WG chairs.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">The Resources View of the Framework is

accessible here:</font>

<br><a href=http://cwe.ccsds.org/fm/Lists/Projects/Resources.aspx><font size=2 color=blue face="Calibri"><u>http://cwe.ccsds.org/fm/Lists/Projects/Resources.aspx</u></font></a>

<br><font size=2 face="Calibri">And of course, the overall management Framework

(which is on a tab at the top of each of your CWE pages) has a link to

the Resources, also:  </font>

<br><a href=http://cwe.ccsds.org/fm/default.aspx><font size=2 color=blue face="Calibri"><u>http://cwe.ccsds.org/fm/default.aspx</u></font></a>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">Remember:  All *<b>NEW</b>* project

submissions require resource estimates and CMC member coordination for

affected agencies.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">The CMC is sensitive to the fact that we

have added several new requirements to the WG chair duties over the last

year (Patent policy, Security statements, etc.), and we understand that

these CCSDS projects depend, in many cases, on the conscientious volunteering

of the working group team members.  However, given the declining resources

that many agencies have for this work, we see no alternative other than

“sharpening our pencils” and trying to be more rigorous about insuring

that we don’t start projects for which we have inadequate resources pledged

by the agencies.  Hopefully this will also help WG chairs have confidence

that they have the support needed to complete their projects.  Please

consider that as we work towards using this new process to better quantify

our resource usage.   We absolutely need to enact the spirit of this

new process.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">If you have suggestions on how to do this

more efficiently, or to explain it more clearly, please notify the Secretariat

(<a href=mailto:Secretariat@mailman.ccsds.org><font size=2 color=blue face="Calibri">Secretariat@mailman.ccsds.org</a><font size=2 face="Calibri">).

 Questions on the technical side of using the Framework can be sent

to CCSDS Tech Support at <a href=mailto:ccsds_techsupport@aiaa.org><font size=2 color=blue face="Calibri">ccsds_techsupport@aiaa.org</a><font size=2 face="Calibri">.

 Questions on the process can be sent to the Secretariat address.

 As always, please work closely with your Area Director.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">Also, while you are looking at your edit

pages for your projects, notice that there are some minor changes to the

schedule guidelines (highlighted in red on that edit page).  Some

of these reduce the delay times, and some increase them.  You might

want to reflect on whether to adjust some of your project schedules based

on this new information, in an effort to gain more accuracy in our project

schedules.  Keep in mind that the length of these schedule milestones

are only guidelines, and they cannot be nailed down, because with fixed

single-point Secretariat resources, every working group’s schedule is

affected by every other working group’s schedule.  </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">Thanks for your patience as we work through

this new process.   </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">Best regards, </font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">   -=- Mike</font>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font>

<br><font size=2 face="Calibri">CCSDS Chairman and General Secretary </font>

<br><a href=http://www.ccsds.org/><font size=2 color=blue face="Calibri"><u>www.ccsds.org</u></font></a>

<br><img src=cid:_2_09B7E45809B7E1EC0022D438C1257A36 alt=cid:3303993661_5210558>

<br><font size=2 face="Calibri">****************</font>

<br><font size=2 face="Calibri">Mail Code EO-01</font>

<br><font size=2 face="Calibri">NASA Marshall Space Flight Center</font>

<br><font size=2 face="Calibri">Huntsville, Alabama  35803, USA</font>

<br><font size=2 face="Calibri">+1-256-544-2029</font>

<br><a href=mailto:Mike.Kearney@nasa.gov><font size=2 color=blue face="Calibri">Mike.Kearney@nasa.gov</font></a>

<br><font size=2 face="Calibri"> </font><tt><font size=2>_______________________________________________<br>

CESG-all mailing list<br>

CESG-all@mailman.ccsds.org<br>

</font></tt><a href="http://mailman.ccsds.org/mailman/listinfo/cesg-all"><tt><font size=2>http://mailman.ccsds.org/mailman/listinfo/cesg-all</font></tt></a><tt><font size=2><br>

</font></tt>

<PRE>This message and any attachments are intended for the use of the addressee or addressees only. The unauthorised disclosure, use, dissemination or copying (either in whole or in part) of its content is not permitted. If you received this message in error, please notify the sender and delete it from your system. Emails can be altered and their integrity cannot be guaranteed by the sender.

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</PRE>