<div dir="ltr">Hi Mike,<div><br></div><div>Overall, I like the approach in the DTOPP. However, the decision as to what information will receive long term preservation and what won't is often not one the Program/Project/Mission Manager can make on their own. Most space agencies are government entities with applicable public records laws and regulations that must be obeyed. </div><div><br></div><div>For example, NASA Program Managers can recommend what should receive long term retention to the agency's Records Management Office. If the information created by the Program is not covered by an existing records disposition schedule, the Records Management Office works with the Program Manager, NASA's Legal Counsel, and an appraisal archivist from NARA to establish a proposed new records disposition schedule. This proposed schedule along with an appraisal report works through an approval process at NARA. Ultimately the Archivist of the United States (NARA agency head) approves or disapproves the schedule. No records can be destroyed without an authorization from NARA.</div><div><br clear="all"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Mark Conrad<br>NARA Information Services</div>
<div>Systems Engineering Division (IT)<br>The National Archives and Records Administration<br>Erma Ora Byrd 
Conference and Learning Center<br>Building 494, Room 225<br>610 State Route 
956<br>Rocket Center, WV  26726<br><br>Phone: 304-726-7820<br>Fax: 
304-726-7802<br>Email: <a href="mailto:mark.conrad@nara.gov" target="_blank">mark.conrad@nara.gov</a> <br><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, May 1, 2019 at 4:51 PM Mike Kearney <<a href="mailto:kearneysolutions@gmail.com">kearneysolutions@gmail.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div lang="EN-US"><div class="gmail-m_2153698731051647181WordSection1"><p class="MsoNormal"><a name="m_2153698731051647181__MailEndCompose"><span style="color:rgb(0,32,96)">This note has two purposes:  (1) Remind actionees of their IPELTU actions coming into the meeting in Mountain View next week, and (2) to distribute a cut at an IPELTU annex for discussion at the meeting (or in this email thread).  <u></u><u></u></span></a></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">David recorded the IPELTU actions as:  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> DG update IPELTU main text to hook in planned annexes.</span><span lang="EN-GB" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> MK (Mike Kearney), MM2(</span><span lang="FR">Mario Merri) </span><span lang="EN-GB">provide text for IPELTU operational data annex</span><span lang="FR" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> SH ((John) Steven Hughes), CR (Costin Radulescu), ML (Rosemarie Leone) provide text for IPELTU science payload data annex <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> MLH (Matthias Hemmje), ML (Rosemarie Leone), provide text for IPELTU Digital Library data annex<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">Meanwhile, Steve Hughes and I sort of took the second and third action in a different direction and integrated it for an annex which applies to an entire space mission.  My rationale in doing this was that we want the program manager at an early phase to decide (and budget for) the level of digital preservation at which his mission products are to be preserved (are valued?), so it has a point blank “are you or aren’t you?” choice that he has to make.  Meanwhile it is a very easy checklist for him to click little boxes and then issue it as a program directive.  Because it is somewhat like a PICS-Proforma, I used the term Proforma.  But it’s not a Protocol and it’s not a Conformance Statement.  So after some back-and-forth with the chairs we settled on Digital Target of Preservation Proforma (DTOPP) Checklist.  Comments on that are welcome, of course.  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">I have started on the first five sections, but there is a long way to go.  However, I think it is just as important with this to be brief as to be complete, because if it is a heavy task to fill out, it won’t get used.  It needs to be easy for a manager to run down the list saying “Sure, we want to preserve that post-mission” and check things off.  As you will see, I have two levels of detail possible, and the program manager can decide whether to progress from the one-page statement to the multi-page form.  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">So, the discussion is whether this new concept is useful for space mission applications, and whether the format could be applied to other IPELTU annexes.  <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><div><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">   -=- Mike<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><a href="https://public.ccsds.org/about/ManagementCouncil/MikeKearney.aspx" target="_blank">Mike Kearney</a><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">Huntsville, Alabama, USA<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">+1-256-361-5411 (mobile)<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)">Member of Technical Staff<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><a href="http://sol.spacenvironment.net/sif/index.html" target="_blank">Space Infrastructure Foundation</a><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u><u></u></span></p></div><p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(0,32,96)"><u></u> <u></u></span></p><div><div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(225,225,225);padding:3pt 0in 0in"><p class="MsoNormal"><b>From:</b> David Giaretta [mailto:<a href="mailto:david@giaretta.org" target="_blank">david@giaretta.org</a>] <br><b>Sent:</b> Tuesday, April 30, 2019 1:14 PM<br><b>To:</b> Mike Kearney <<a href="mailto:kearneysolutions@gmail.com" target="_blank">kearneysolutions@gmail.com</a>><br><b>Cc:</b> 'John Garrett' <<a href="mailto:garrett@his.com" target="_blank">garrett@his.com</a>><br><b>Subject:</b> IPELTU actiosn<u></u><u></u></p></div></div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB">Hi Mike<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB">As requested, the IPELTU actions <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> DG update IPELTU main text to hook in planned annexes.</span><span lang="EN-GB" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> MK (Mike Kearney), MM2(</span><span lang="FR">Mario Merri) </span><span lang="EN-GB">provide text for IPELTU operational data annex</span><span lang="FR" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> SH ((John) Steven Hughes), CR (Costin Redalscu), ML (Rosemarie Leone) provide text for IPELTU science payload data annex <u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span lang="EN-GB">Action:</span></b><span lang="EN-GB"> MLH (Matthias Hemmje), ML (Rosemarie Leone), provide text for IPELTU Digital Library data annex<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB">..David<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span lang="EN-GB"><u></u> <u></u></span></p></div></div>_______________________________________________<br>
MOIMS-DAI mailing list<br>
<a href="mailto:MOIMS-DAI@mailman.ccsds.org" target="_blank">MOIMS-DAI@mailman.ccsds.org</a><br>
<a href="https://mailman.ccsds.org/cgi-bin/mailman/listinfo/moims-dai" rel="noreferrer" target="_blank">https://mailman.ccsds.org/cgi-bin/mailman/listinfo/moims-dai</a><br>
</blockquote></div>